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  • access數據庫教程之從頭開始創建數據庫

  • 2016-11-02 21:29 來源:未知
從頭開始創建數據庫
如果沒有模板可滿足您的需要,或在另一個程序中有您要導入 Access 的數據,那么您可能決定更好的辦法是從頭開始創建數據庫。對于大多數應用程序來說,這通常涉及以下的一個或兩個操作:
*  創建新的表,然后將數據輸入、粘貼或導入到這些表中。
*  從其他源導入數據,這將在該過程中創建新表。
若要了解有關規劃和設計數據庫的詳細信息,或有關創建關系、窗體、報表或查詢的詳細信息,請訪問本文“請參閱”一節中的鏈接。
創建空數據庫
1.   啟動 Access。
2.   在“開始使用 Microsoft Office Access”頁中,單擊“空白數據庫”。
“空白數據庫”按鈕
3.   在“空白數據庫”窗格的“文件名”框中,鍵入文件名。如果沒有提供文件擴展名,Access 會為您添加擴展名。默認文件位于以下位置:
§  Microsoft Windows Vista  c:\Users\用戶名\Documents
§  Microsoft Windows Server 2003 或 Microsoft Windows XP  c:\Documents and Settings\用戶名\My Documents
若要更改文件位置,請單擊“文件名”框旁邊的“瀏覽”按鈕圖像,通過瀏覽查找并選擇新的位置,然后單擊“確定”。
4.   單擊“創建”。
Access 將創建數據庫,然后在數據表視圖 (數據表視圖:以行列格式顯示來自表、窗體、查詢、視圖或存儲過程的窗口。在數據表視圖中,可以編輯字段、添加和刪除數據,以及搜索數據。)中打開一個空表(名為 Table1)。
5.   Access 將光標置于“添加新字段”列中的第一個空單元格內。
新數據庫中的新的空白表
若要添加數據,請開始鍵入,也可以從另一個源粘貼數據,本文后面的將數據從另一個源粘貼到 Access 表中一節對此進行了說明。
 注釋 
*  在數據表視圖中輸入數據被設計成非常類似于在 Excel 工作表的中輸入數據。主要的限制是,必須從數據表的左上角開始,在連續的行和列中輸入數據。不應當像在 Excel 工作表中那樣,嘗試通過包括空行或列來設置數據的格式,因為這樣做將浪費表的空間。表只包含數據。該數據的所有可視化表現形式都將在隨后所設計的窗體和報表中完成。
*  表的結構是在輸入數據時創建的。在任何時候向表添加新列時,都會定義新的字段。Access 基于所輸入的數據的類型來設置字段的數據類型 (數據類型:決定字段可擁有的數據類型的字段特征。數據類型包括 Boolean、Integer、Long、Currency、Single、Double、Date、String 和 Variant(默認)。)。例如,如果有一個只在其中輸入日期值的列,則 Access 會將該字段的數據類型設置為“日期/時間”。如果隨后試圖在該字段中輸入非日期值(例如,姓名或電話號碼),那么 Access 將顯示一條消息,通知您該值與此列的數據類型不匹配。如果可能,您應當制訂表計劃以使每個列都包含相同類型的數據,這些類型可以是文本、日期、數字,也可以是某些其他類型。這會使您更容易生成只選擇所需數據的查詢、窗體和報表。
*  有關使用數據表的詳細信息,請參閱文章打開空白數據表
如果不想此時輸入數據,請單擊“關閉”按鈕圖像
添加表
使用“創建”選項卡上的“表”組中的工具,可以向現有數據庫添加新表。
Access 功能區圖像
單擊“表”在數據表視圖中創建空白表。可以使用數據表視圖立即開始輸入數據,并讓 Access 根據您的操作為您創建表結構,也可以使用設計視圖 (設計視圖:顯示數據庫對象(包括:表、查詢、窗體、宏和數據訪問頁)的設計的窗口。在設計視圖中,可以新建數據庫對象和修改現有數據庫對象的設計。)先創建表結構,然后再切換回數據表視圖以輸入數據。不管從哪個視圖開始,始終可以使用 Access 窗口中狀態欄上的視圖按鈕切換到其他視圖。
插入表,從數據表視圖開始  在數據表視圖中,可以立即輸入數據,并讓 Access 在后臺生成表結構。字段名稱將按數字方式進行分配(Field1、Field2 等),并且 Access 將基于所輸入的數據的類型來設置字段數據類型。
1.   在“創建”選項卡上的“表”組中,單擊“表”。 按鈕圖像
2.   Access 將創建表,然后將光標放在“添加新字段”列中的第一個空單元格中。
 注釋   如果看不見名為“添加新字段”的列,則可能因為處在設計視圖中,而不是在數據表視圖中。要切換回數據表視圖,請在“導航”窗格中雙擊該表。Access 將提示您輸入新表的名稱,然后切換到數據表視圖。
3.   在“數據表”選項卡上的“字段和列”組中,單擊“新建字段”。 按鈕圖像
Access 將顯示“字段模板”窗格,其中包含常用字段類型列表。如果將某個字段拖到數據表中,那么 Access 將以該名稱添加字段,并將它的屬性設置為該字段類型相應的值。您以后可以對屬性進行更改。必須將字段拖到包含數據的數據表區域中。將出現一個垂直插入欄,顯示字段將位于什么位置。
4.   若要添加數據,請在第一個空單元格中開始鍵入,也可以從另一個源粘貼數據,本文后面對此進行了說明。 
§  若要重命名列(字段),請雙擊對應的列標題,然后鍵入新名稱。一種好的做法是為每個字段指定有意義的名稱,以便當您在“字段列表”窗格中看見該字段時能夠知道它包含的內容。
§  若要移動列,請單擊它的列標題將它選中,然后將它拖到所需位置。還可以選擇若干連續列,并將它們全部一起拖到新位置。
插入表,從設計視圖開始  在設計視圖中,首先創建新表的結構。然后切換到數據表視圖,既可以手動輸入數據,也可以使用某些其他方法(例如,粘貼或追加)來輸入數據。
1.   在“創建”選項卡上的“表”組中,單擊“表設計”。 按鈕圖像
2.   對于表中的每個字段,請在“字段名稱”列中鍵入名稱,然后從“數據類型”列表中選擇數據類型。
 注釋   如果沒有看見“字段名稱”和“數據類型”列,則可能因為處在數據表視圖而不是設計視圖中。若要切換到設計視圖,請單擊 Access 窗口中狀態欄的“設計視圖”按鈕。Access 將提示您輸入新表的名稱,然后切換到設計視圖。
3.   如果需要,可以在“說明”列中輸入每個字段的說明。當插入點位于該字段中時,所輸入的說明將顯示在狀態欄中。對于通過將字段從“字段列表”窗格拖到窗體或報表中所創建的任何控件,以及通過窗體向導或報表向導為該字段所創建的任何控件,所輸入的說明也將用作這些控件的狀態欄文本。
4.   添加完所有字段之后,保存該表:
§  單擊“Microsoft Office 按鈕”按鈕圖像,然后單擊“保存”。
5.   可以在任何時候開始將數據輸入表中,要這樣做,需要切換到數據表視圖,并單擊第一個空單元格,然后開始鍵入。也可以從另一個源粘貼數據,下一節將對此進行描述。
如果在輸入某些數據之后想要在表中添加一個或多個字段,則可以在數據表視圖的“添加新字段”列中開始鍵入,也可以使用“數據表”選項卡上的“字段和列”組中的命令來添加新字段。
有關創建表(包括表模板的使用)的詳細信息,請參閱在數據庫中創建表一文。
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